1、学院各部门工作人员因工作需要，可直接查阅本部门归档的档案；学院工作人员查阅非主管业务部门的档案，需经档案室负责人批准。
2、学院工作人员查阅密级和限制使用的档案，需持本部门介绍信，经办公室负责人批准，方可查阅。
3、档案一般不外借。学院工作人员确因工作需要借出档案时，必须严格履行档案借阅手续，并在限期内归还，一般不得超过一周。因故不能按期归还者，应向档案室说明情况，并办理续借手续。归还时如发现有转借、损坏、丢失等情况，应视情节及造成的后果，依据《档案法》等有关规定予以处理。
4、外单位及个人利用学院档案，须持本人身份证或介绍信，说明用途，经档案室负责人批准；对校外单位及个人，学院档案一律不外借。
5、档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管；阅读案卷时严禁吸烟、拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注、私自摘抄、拍照等，保证档案的安全、完整、洁净。如因疏忽造成档案污损，将依据《档案法》的规定追究其责任。
6、复制档案，一律由档案室负责办理，并按规定收取合理费用；档案的摘抄、复制件须经档案工作人员核对，加盖公章，方能生效。对较珍贵的档案和纸质材料较差的档案，不得复印，只可手抄或扫描。
7、档案利用完毕后，应按要求填写档案利用登记簿。对查阅完毕和归还的档案，工作人员应及时清点和注销，检查无误后放回原处。
